Báo cáo tình hình sử dụng lao động là một yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức có sử dụng lao động. Việc báo cáo định kỳ giúp cơ quan quản lý nắm bắt được tình hình sử dụng lao động, từ đó đưa ra những chính sách phù hợp. Hãy cùng Điện Lạnh Phố Xanh tìm hiểu nhé.
1/ Tại sao phải báo cáo tình hình sử dụng lao động?
- Thực hiện đúng quy định pháp luật: Việc báo cáo là nghĩa vụ của người sử dụng lao động theo quy định của pháp luật.
- Cung cấp thông tin cho cơ quan quản lý: Dữ liệu từ báo cáo giúp các cơ quan chức năng đánh giá tình hình thị trường lao động, xây dựng chính sách.
- Quản lý nguồn nhân lực hiệu quả: Việc báo cáo giúp doanh nghiệp đánh giá lại quy mô, cấu trúc nhân sự, từ đó có những điều chỉnh phù hợp.
2/ Hạn chót và hình thức báo cáo
- Hạn chót: Theo quy định, báo cáo tình hình sử dụng lao động được thực hiện định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12).
- Hình thức báo cáo:
aBáo cáo trực tuyến: Thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
aBáo cáo giấy: Bản chụp báo cáo có ký tên, đóng dấu đỏ (dạng tập tin *.pdf) và bản mềm (dạng tập tin Excel: *.xlsx).
Nội dung báo cáo
Nội dung báo cáo chi tiết bao gồm các thông tin chung về doanh nghiệp, số lượng lao động, tình hình tuyển dụng, thôi việc, lương thưởng... Cụ thể, bạn có thể tham khảo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
3/ Hướng dẫn 2 cách báo cáo tình hình sử dụng lao động
Hiện nay, có hai cách để doanh nghiệp có thể làm thủ tục báo cáo tình hình sử dụng lao động
Cách 1. Báo cáo tình hình sử dụng lao động online qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia
Áp dụng đối với mọi doanh nghiệp.
Doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia https://dichvucong.gov.vn/
Bước 2: Sử dụng thiết bị ký số USB Token để đăng nhập tài khoản. Đơn vị chưa có tài khoản thì đăng ký mới.
Lưu ý: Hệ thống yêu cầu tải và cài đặt Công cụ ký điện tử để xác thực thông tin chữ ký số.
Bước 3: Sau khi đăng nhập, chọn chức năng "Dịch vụ công trực tuyến".
Tìm kiếm thủ tục bằng cách nhập từ khóa tìm kiếm theo tên trong thủ tục. Tên đầy đủ là Liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động.
Bước 4: Chọn thủ tục, bấm vào "Nộp trực tuyến".
Bước 5: Kê khai thông tin.
Lựa chọn cơ quan nhận báo cáo là Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Bước 6: Bấm vào nút "Đăng ký" hệ thống sẽ tự ghi nhận thông tin.
Bước 7: Khi màn hình hiện lên bảng "Chúc mừng doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công" thì bấm nút "Thoát" để kết thúc thủ tục.
Bước 8: Doanh ngiệp nhập biểu mẫu khai báo và gửi hồ sơ trên hệ thống bảo hiểm xã hội.
Bước 9: Cán bộ bảo hiểm xã hội. xử lý hồ sơ liên quan đến bảo hiểm xã hội.
Bước 10: Cổng Dịch vụ công Quốc gia lấy dữ liệu lao động từ hệ thống cơ sở dữ liệu bảo hiểm xã hội.
Bước 11: Cổng Dịch vụ công Quốc gia tự động gửi báo cáo về hệ thống một cửa của địa phương theo kì báo cáo do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội quy định.
Cách 2. Báo cáo tình hình sử dụng lao động trực tiếp
Áp dụng với doanh nghiệp không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia.
Nơi nộp:
- Trường hợp thông thường: Gửi hồ sơ đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
- Trường hợp lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế: Gửi hồ sơ đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.
4/ Không báo cáo tình hình sử dụng lao động bị phạt thế nào?
Việc báo cáo tình hình sử dụng lao động là một thủ tục bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Nếu không thực hiện hoặc thực hiện không đúng, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động. Cụ thể như sau:
- Phạt tiền từ 01 đến 03 triệu đồng: Lỗi người sử dụng lao động không khai trình việc sử dụng lao động theo quy định (theo điểm a khoản 1 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP)
- Phạt tiền từ 05 đến 10 triệu đồng: Lỗi người sử dụng lao động không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định (theo điểm c khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).
Trên đây là hướng dẫn thủ tục báo cáo tình hình sử dụng lao động mà mọi doanh nghiệp cần biết. Hy vọng bài viết hữu ích với bạn.
